Quy chế 2684 gồm 5 chương, 23 điều, bao gồm các nội dung: xây dựng và khai thác tài nguyên thông tin; hiện đại hóa và truyền thông thư viện; thống kê, đánh giá và kinh phí hoạt động thư viện.
Một số nội dung và điểm mới của Quy chế 2684:
1. Tên gọi của Quy chế 2684
Về tên gọi, Quy chế 2684 đã tiếp thu và sửa đổi tên từ “Quy chế Hoạt động thư viện Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh” thành “Quy chế Hoạt động thư viện của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh”, để đảm bảo tính rõ nghĩa trong tên gọi của Quy chế.
2. Kết cấu của Quy chế 2684
Về kết cấu, Quy chế 2684 đã tiếp thu và sắp xếp lại các chương, điều hợp lý, ngắn gọn và có tính logic hơn. Trong đó, thay vì sắp xếp thành 07 chương như Quy chế cũ, Quy chế 2684 đã tổng hợp và rút gọn lại còn 05 chương, bao gồm:
- Chương 1. Những quy định chung: gồm 07 điều (Điều 1 đến Điều 7)
- Chương 2. Xây dựng và khai thác tài nguyên thông tin: gồm 08 điều (Điều 8 đến Điều 15)
- Chương 3. Hiện đại hóa và truyền thông thư viện: gồm 02 điều (Điều 16 đến Điều 17)
- Chương 4. Thống kê, đánh giá và kinh phí hoạt động thư viện: gồm 03 điều (Điều 18 đến Điều 20)
- Chương 5. Điều khoản thi hành: gồm 03 điều (Điều 21 đến Điều 23)
3. Nội dung của Quy chế 2684
Về nội dung, Quy chế 2684 đã quy định đầy đủ các nội dung công tác nghiệp vụ chuyên môn về hoạt động thư viện trong toàn hệ thống Học viện, gồm: xây dựng và khai thác tài nguyên thông tin; hiện đại hóa và truyền thông thư viện; thống kê, đánh giá và kinh phí hoạt động thư viện. Các điều khoản quy định trong Quy chế 2684 đã cập nhật, bám sát căn cứ theo các quy định mới nhất của pháp luật như: Luật Thư viện 2019; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ 2022, Thông tư 18/2014/TT-BVHTTDL ngày 8/12/2014 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện; Thông tư 02/2020/TT-BVHTTDL ngày 25/5/2020 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định về bảo quản, thanh lọc tài nguyên thông tin và tài nguyên thông tin hạn chế sử dụng trong thư viện. Bên cạnh đó, Quy chế 2684 cũng nghiên cứu bổ sung những quy định cụ thể, mang tính đặc thù riêng trong hoạt động thư viện của toàn hệ thống Học viện về nghiên cứu, đào tạo, giảng dạy và học tập lý luận chính trị.
a) Chương I: Những quy định chung (07 điều)
Bên cạnh những quy định cơ bản về phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng, giải thích từ ngữ, Quy chế 2684 đã tiếp thu và bổ sung các quy định về nguyên tắc hoạt động của thư viện, hệ thống thư viện Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, quyền và trách nhiệm của người sử dụng thư viện Học viện, quyền và trách nhiệm của cán bộ làm công tác thư viện Học viện - làm cơ sở lý luận và thực tiễn để phát triển những quy định cụ thể trong công tác thư viện tại các chương tiếp theo của Quy chế.
b) Chương II: Xây dựng và khai thác tài nguyên thông tin (08 điều)
Thay vì để từng khâu nghiệp vụ trong hoạt động thư viện thành các chương lớn như Quy chế cũ, Quy chế 2684 đã gộp tất cả các nghiệp vụ liên quan tới tài nguyên thông tin thành một chương, mang tính tập trung và logic hơn. Cụ thể, Chương 2 của Quy chế 2684 quy định về bổ sung, thanh lọc, xử lý, tổ chức, bảo quản, khai thác và phát triển, cung cấp hệ thống sản phẩm, dịch vụ thư viện. Trong đó, mỗi khâu nghiệp vụ liên quan tới tài nguyên thông tin được quy định cụ thể thành các điều khoản riêng.
- Về công tác bổ sung tài nguyên thông tin:
+ Về công tác nộp lưu tài nguyên thông tin, Quy chế 2684 đã tiếp thu và sử dụng thuật ngữ “Nộp lưu tài nguyên thông tin” sau khi đủ điều kiện phát hành thay vì sử dụng thuật ngữ “Lưu chiểu” để đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý. Quy chế cũng đã tiếp thu và có những điều chỉnh về số lượng nộp lưu (tại Mục 3.1, Khoản 3, Điều 9) để phù hợp hơn với thực tế của các đơn vị. Nhằm đảm bảo công tác nộp lưu tài nguyên thông tin được thực hiện nghiêm túc, Quy chế 2684 cũng đã bổ sung điều khoản về phối hợp với các đơn vị trực thuộc Học viện trong công tác nộp lưu tài nguyên thông tin theo phân cấp quản lý (Mục 3.4, Khoản 3, Điều 9).
+ Về hình thức bổ sung tài nguyên thông tin, để đáp ứng yêu cầu đặt ra trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0, Quy chế 2684 đã tiếp thu và bổ sung thêm các hình thức bổ sung tài nguyên thông tin mới mang tính hiện đại và cập nhật hơn, như: chuyển dạng, số hóa (Khoản 4, Điều 9); các hình thức bổ sung tài nguyên thông tin khác (Khoản 5, Điều 9) như bổ sung từ các nguồn tài nguyên thông tin mở, các nguồn tài nguyên thông tin thuộc về công chúng...
- Về công tác thanh lọc tài nguyên thông tin:
+ Quy chế 2684 đã tiếp thu và sửa đổi các điều khoản quy định chi tiết về công tác thanh lọc tài nguyên thông tin theo căn cứ mới của Thông tư 02/2020/TT-BVHTTDL ngày 25/5/2020 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định về bảo quản, thanh lọc tài nguyên thông tin và tài nguyên thông tin hạn chế sử dụng trong thư viện. Cụ thể, gồm các quy định về nguyên tắc, thời hạn, tiêu chí và quy trình thanh lọc tài nguyên thông tin (Điều 10).
- Về công tác xử lý tài nguyên thông tin:
+ Quy chế 2684 đã tiếp thu và kết cấu lại nội dung về xử lý tài nguyên thông tin đúng với căn cứ của Thông tư 18/2014/TT-BVHTTDL ngày 8/12/2014 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của thư viện, gồm: xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức và xử lý nội dung (Điều 11).
+ Quy chế 2684 cũng đã cập nhật, bổ sung điều khoản về liên thông trong chia sẻ kết quả xử lý tài nguyên thông tin: Kết quả xử lý tài nguyên thông tin có thể được chia sẻ với các đơn vị trong và ngoài hệ thống Học viện thông qua các hoạt động liên thông thư viện, để tiết kiệm nguồn lực và tăng tính thống nhất trong xử lý tài nguyên thông tin.
- Về công tác tổ chức tài nguyên thông tin:
+ Quy chế 2684 cũng đã tiếp thu và bổ sung các quy định cụ thể về cách thức tổ chức riêng đối với từng loại hình tài nguyên thông tin như: tài nguyên thông tin giấy (bản in), tài nguyên thông tin số và tài nguyên thông tin đa phương tiện. Trong đó, đặc biệt liên quan tới tổ chức tài nguyên thông tin số, Quy chế 2684 đã tiếp thu và sửa đổi quy định về đăng tải tài nguyên thông tin số, thay vì chỉ cho phép “đăng tải một phần” như Quy chế cũ, đổi thành cho phép “đăng tải toàn văn” tất cả các tài liệu số đã được số hóa với mục đích phục vụ giảng dạy, học tập và nghiên cứu, trên cơ sở căn cứ theo Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ số 07/2022/QH15 ngày 16/6/2022 (Khoản 2, Điều 12).
- Về bảo quản tài nguyên thông tin:
+ Quy chế 2684 đã tiếp thu và bổ sung thêm các nguyên tắc về bảo quản tài nguyên thông tin (Khoản 1, Điều 13). Quy chế 2684 cũng đã có những điều chỉnh về nội dung các quy định về kho, trang thiết bị và dụng cụ bảo quản tài nguyên thông tin căn cứ theo Thông tư 02/2020/TT-BVHTTDL ngày 25/5/2020 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định về bảo quản, thanh lọc tài nguyên thông tin và tài nguyên thông tin hạn chế sử dụng trong thư viện (Khoản 2, Điều 13).
- Về khai thác tài nguyên thông tin:
+ Để phù hợp với cách thức tổ chức tài nguyên thông tin, Quy chế 2684 đã tiếp thu và điều chỉnh các quy định cụ thể về cách thức khai thác riêng đối với từng loại hình tài nguyên thông tin như: tài nguyên thông tin giấy (bản in); tài nguyên thông tin số và tài nguyên thông tin đa phương tiện.
+ Về cấp thẻ người sử dụng, hiện nay hầu hết thẻ người sử dụng trong hệ thống Học viện đã được tích hợp cùng thẻ cán bộ và học viên nên Quy chế 2684 đã tiếp thu và sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn của các đơn vị trong hệ thống Học viện. Bên cạnh đó, Quy chế 2684 cũng đã quy định về tính liên thông thư viện trong sử dụng và khai thác tài nguyên thông tin toàn hệ thống Học viện: “Thẻ người sử dụng có giá trị sử dụng liên thông giữa các thư viện thuộc hệ thống Học viện và các thư viện khác khi triển khai hợp tác liên thư viện” (Điều 14).
+ Về khai thác tài nguyên thông tin số, Quy chế 2684 đã tiếp thu và sửa đổi quy định về khai thác tài nguyên thông tin số, làm rõ các quy định về phân cấp, phân quyền tài khoản truy cập (Khoản 2, Điều 14).
+ Về liên thông trong hợp tác, chia sẻ sản phẩm và dịch vụ thư viện, Quy chế 2684 đã bổ sung quy định “Thư viện cần thúc đẩy hợp tác, chia sẻ sản phẩm và dịch vụ thư viện với các đơn vị trong và ngoài hệ thống Học viện thông qua các hoạt động liên thông thư viện, để cùng nhau khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin, phục vụ tối đa nhu cầu của người sử dụng thư viện”.
c) Chương III: Hiện đại hóa và truyền thông thư viện (02 điều)
Có thể thấy Cách mạng Công nghiệp 4.0 đã và đang tạo ra những cơ hội lớn cho ngành thư viện Việt Nam nói chung và hoạt động thư viện tại Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh nói riêng để đổi mới và ngày càng hiện đại. Tuy nhiên, đồng thời cũng đặt ra rất nhiều thách thức to lớn về nền tảng công nghệ thông tin, về thay đổi trong thói quen của người sử dụng, tính cạnh tranh với các đơn vị làm công tác thông tin khác. Chính trong bối cảnh đó, công tác hiện đại hóa và truyền thông thư viện trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Đó chính là lý do mà Quy chế 2684 đã bổ sung quy định về hiện đại hóa và truyền thông thư viện.
- Về công tác hiện đại hóa, Quy chế 2684 đã quy định rõ những nội dung trong công tác hiện đại hóa thư viện và chức năng, nhiệm vụ, sự phối hợp của các đơn vị trong Học viện khi tham gia công tác hiện đại hóa thư viện.
- Về công tác truyền thông thư viện, Quy chế 2684 đã bổ sung các quy định về nguyên tắc, nội dung và hình thức truyền thông thư viện. Trong đó, quy định thêm các hình thức truyền thông như tổ chức các sự kiện văn hóa tại thư viện nhằm thu hút người sử dụng đến thư viện, từ đó phát triển phong trào đọc, xây dựng văn hóa đọc.
d) Chương IV: Thống kê, đánh giá và kinh phí hoạt động thư viện (03 điều)
Bên cạnh những quy định cơ bản về thống kế, đánh giá hoạt động thư viện, Quy chế 2684 còn bổ sung quy định về kinh phí hoạt động thư viện – là một trong những điều kiện cơ sở quan trọng để triển khai tất cả các khâu hoạt động thực tiễn trong công tác thư viện tại Học viện. Trong đó, quy định rõ các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên cho hoạt động thư viện được thực hiện theo quy định của pháp luật và phân bổ ngân sách đối với từng đơn vị trong hệ thống Học viện theo năm.
e) Chương V: Điều khoản thi hành (03 điều)
Quy chế 2684 quy định “Giám đốc Học viện trực thuộc, Viện trưởng Viện Thông tin khoa học và các đơn vị có liên quan căn cứ Quy chế này ban hành văn bản quy định cụ thể về các nội dung được phân cấp thực hiện. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm báo cáo Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh (qua Viện Thông tin khoa học) để xem xét, quyết định”.
Xem toàn văn Quy chế 2684 tại file đính kèm: